Sáng kiến “Nền tảng tri thức thông minh - VNPT iKNOW” ra đời nhằm giải quyết triệt để các hạn chế trong việc quản lý và khai thác tài liệu nội bộ của tổ chức, với định hướng xây dựng một “trợ lý số” đồng hành cùng cán bộ, nhân viên trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Khác với các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống vốn chỉ đơn thuần lưu trữ và chia sẻ, VNPT iKNOW ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để biến kho tài liệu thành một nguồn tri thức có thể truy vấn, hỏi đáp và tra cứu theo thời gian thực.

Trung tâm của sáng kiến này là trợ lý GenAI, một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) được huấn luyện chuyên biệt để hiểu và xử lý các câu hỏi bằng tiếng Việt trong ngữ cảnh hành chính, tổ chức và doanh nghiệp. Người dùng có thể đặt các câu hỏi tự nhiên, ví dụ như “Nghị định 131 có hiệu lực từ ngày nào?” hoặc “Mẫu biểu thanh toán công trình nằm ở đâu?”, thay vì phải nhớ tiêu đề văn bản hay mã tài liệu. GenAI sẽ tự động truy xuất, tìm kiếm và đưa ra câu trả lời chính xác được trích dẫn từ tài liệu gốc trong hệ thống. Điều này giúp chuyển đổi cách tiếp cận tài liệu. Từ “tự đi tìm” sang “truy vấn và được trả lời”.

Đồng hành với khả năng hỏi đáp thông minh, sáng kiến còn tích hợp hai cơ chế tìm kiếm tiên tiến:

• Tìm kiếm theo metadata: Dựa trên các thuộc tính như tên tài liệu, tên tổ chức, loại tài liệu, thời gian cập nhật…, giúp người dùng lọc và xác định tài liệu cần tìm một cách nhanh chóng.

• Tìm kiếm theo ngữ nghĩa (Deep Search): Cho phép tìm kiếm tài liệu ngay cả khi người dùng chỉ mô tả sơ lược nội dung, không nhớ chính xác tiêu đề hoặc từ khóa. Mô hình AI sẽ phân tích ngữ cảnh và ý nghĩa để trả về các tài liệu liên quan nhất.

Về mặt tổ chức dữ liệu, VNPT iKNOW triển khai mô hình lưu trữ phân cấp và có cấu trúc, chia theo: Đơn vị - Kho tài liệu - Nhóm tài liệu - Tài liệu. Mỗi tài liệu đều có thể gắn “metadata” để phục vụ phân loại, tìm kiếm, thống kê và kiểm soát vòng đời tài liệu. Nền tảng hỗ trợ đầy đủ các định dạng tài liệu thông dụng (.pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pptx…), cho phép người dùng tải lên theo cơ chế kéo-thả trực quan.

Một điểm sáng nổi bật trong sáng kiến là cơ chế phân quyền linh hoạt dựa trên Role-Based Access Control. Mỗi người dùng được cấp quyền phù hợp với vị trí, vai trò và nhu cầu công việc. Việc truy cập, tìm kiếm, hỏi đáp hay chia sẻ tài liệu đều được kiểm soát chặt chẽ theo lớp bảo mật đã được thiết lập trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức có dữ liệu nhạy cảm hoặc nhiều cấp độ bảo mật như: cơ quan hành chính, ngân hàng, viện nghiên cứu, tập đoàn lớn…

Bên cạnh đó, VNPT iKNOW còn hỗ trợ hiển thị nguồn gốc trích dẫn của mọi câu trả lời được tạo bởi GenAI – bao gồm tên tài liệu, số trang và đoạn văn bản liên quan. Tính năng này giúp tăng độ tin cậy, phục vụ tốt cho việc kiểm tra chéo, trích dẫn văn bản trong các hoạt động như soạn thảo văn bản, xây dựng quy trình, báo cáo kiểm toán hay thực hiện công việc kiểm tra pháp lý nội bộ.

Sáng kiến này đã mang lại rất nhiều hiệu quả trong xử lý công việc, cụ thể:

• Tiết kiệm đến 80% thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin: Người dùng không cần đọc lướt toàn bộ tài liệu, chỉ cần hỏi – hệ thống tự động trả lời và dẫn nguồn.

• Giảm tải đào tạo nội bộ: Nhân sự mới có thể tự tìm hiểu quy trình, biểu mẫu, nội dung công việc mà không phụ thuộc hoàn toàn vào người hướng dẫn.

• Hạn chế sai sót trong công việc: Dễ dàng tra cứu văn bản gốc, dẫn chứng rõ ràng giúp tăng độ chính xác trong xử lý nghiệp vụ.

• Tăng cường bảo mật và kiểm soát tài liệu: Ngăn chặn truy cập trái phép, hạn chế rò rỉ thông tin nhạy cảm.

• Tối ưu nguồn lực quản lý tài liệu: Loại bỏ việc tổng hợp và lưu trữ thủ công, tiết kiệm chi phí vận hành và thời gian làm việc hành chính.

          Ngoài ra, VNPT iKNOW có thể triển khai linh hoạt cho nhiều đối tượng khác nhau:

• Khối cơ quan hành chính Nhà nước: Quản lý công văn, nghị định, quy trình nghiệp vụ theo mô hình tổ chức chính quyền 2 cấp.

• Doanh nghiệp lớn và tập đoàn: Quản trị văn bản nội bộ, quy trình sản xuất, hồ sơ dự án, đào tạo nhân viên.

• Trường học, viện nghiên cứu: Lưu trữ giáo trình, tài liệu nghiên cứu, đề tài khoa học, mẫu biểu hành chính.

• Tổ chức tài chính, ngân hàng, bảo hiểm: Khai thác thông tin nghiệp vụ, chính sách sản phẩm, văn bản pháp lý theo vai trò cụ thể.

VNPT luôn tự hào và vinh dự được đồng hành trong sự kiện trọng đại này của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Tập đoàn xác định khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo là cơ hội để VNPT bứt phá trở thành doanh nghiệp công nghệ số thông minh, năng động, hiệu quả, mang lại những giá trị tối ưu và hiệu quả nhất cho khách hàng.

Ngọc Linh