Câu hỏi: 

Hiện nay, Nghị định 13/2023/NĐ-CP ban hành đã quy định các vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân. Tôi muốn hỏi Doanh nghiệp được phép lưu trữ những loại dữ liệu cá nhân nào của Người lao động và Doanh nghiệp được phép lưu trữ thông tin này trong bao lâu?

Trả lời:

Để quản lý nhân sự và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp cần lưu trữ một số loại dữ liệu cá nhân của người lao động. Tuy nhiên, việc thu thập và lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn.

Dựa trên các quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lưu trữ các loại dữ liệu cá nhân sau của người lao động:

• Thông tin cá nhân cơ bản: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, số điện thoại, email, ảnh thẻ,…
• Thông tin về trình độ, chuyên môn: Bằng cấp, chứng chỉ, quá trình đào tạo, kỹ năng nghề nghiệp,…
• Thông tin về công việc: Vị trí công việc, cấp bậc, mức lương, phụ cấp, thời gian làm việc, hợp đồng lao động, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật,…
• Thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp: Số sổ bảo hiểm xã hội, thời gian tham gia bảo hiểm, các khoản đóng bảo hiểm,…
• Thông tin về tình trạng sức khỏe: Kết quả khám sức khỏe định kỳ, thông tin về bệnh nghề nghiệp (nếu có),…
• Thông tin về tài khoản ngân hàng: Số tài khoản, tên ngân hàng (để trả lương),…
• Các loại dữ liệu khác có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng lao động và quản lý người lao động, nhưng phải đảm bảo tính cần thiết và phù hợp với mục đích xử lý.

Doanh nghiệp chỉ được thu thập và lưu trữ những dữ liệu cá nhân thật sự cần thiết cho hoạt động của mình. Việc thu thập thông tin cá nhân nhạy cảm cần phải được sự đồng ý của người lao động.

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động sau khi chấm dứt quan hệ lao động. Tuy nhiên, theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động không có quy định cụ thể, cần phải dựa trên mục đích thu thập và xử lý thông tin cá nhân người lao động của từng doanh nghiệp để xác định. Cụ thể:

• Trong thời gian người lao động làm việc: Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào quy định thời gian lưu trữ hồ sơ người lao động trong thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
• Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích xử lý dữ liệu để xác định thời gian lưu trữ phù hợp, nhưng phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc Khoản 7 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các quy định pháp luật khác có liên quan.